根据《广东外语外贸大学高水平大学建设学生国（境）外访学项目管理办法》（广外校〔2019〕1号）（附件1）开展报销，获学校资助派出的学生，在项目开展期间可报销的上限为批准额度的二分之一（学费），在完成项目访学协议、承诺书等制定的既定目标后，报销剩余金额。
一、项目材料审批流程
1.项目开展期间
（1）国家留学基金委录取信（如有，请提供）；
（2）访学院校的邀请函；
（3）出入境记录（含护照签证信息、出入境盖章页和移民局查询的出入境记录）；
（4）申请资助的学费证明（含访学院校收据和本人支付记录）。
2.项目完成既定目标后
（1）已完成项目既定目标的证明（如访学院校和本校的毕业证学位证、国际组织实习证明、乡村振兴一线工作证明等）；
（2）访学期间的所有出入境记录（含护照签证信息、出入境盖章页和移民局查询的出入境记录）
若材料为英语以外的外语，应附中文翻译件并由导师和项目所在牵头单位分管领导审核签字确认并加盖公章。
3.填写报销审批表
（1）研究生填写《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件2），表中经手人需访学本人手写签名，验证人处需导师手写签名，报销张数暂不填写、待财务处核查后再填，报销事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学项目经费报销”，支付信息填写研究生姓名、学号、所在学院和联系电话，其余信息留空由研究生院填写。
（2）研究生需填写《广东外语外贸大学出国（境）费报销单》（附件3），出差人需访学本人手写签名，出差事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学”，金额相关内容建议暂不填写，待财务处审核票据后再填写。
将项目审批材料和填好的附件2、附件3交到项目牵头单位，由牵头单位完成初审后统一汇总交至研究生院国际项目办审核。此环节无须提交报销的发票等票据。
二、报销流程
项目审核完成后，研究生院国际项目办通知牵头单位领取报销审批表。研究生严格按照财务部最新要求及报销粘贴票据视频（附件4）整理票据，凭签字的附件2、附件3、报销凭证和相关票据到财务处报销，最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。报销凭证主要包括：
1.申请人获得项目批准的国外大学正式录取信等有效文件；
2.护照/通行证（包括签证/签注和出入境记录）复印件；
3.有效费用明细及原始票据（包括航空运输电子客票行程单、学费发票等）；
各种报销凭证须用中文注明开支内容、日期、数量、金额等，并由经办人签字。
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