广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议结项和报销指引

根据《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（ 广外校〔2022〕42号）（附件1）开展国（境）外访学和国际会议结项和报销，指引如下：

一、完成结项

1.短期国（境）外访学和国际学术会议结束后提交材料

（1）根据《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（ 广外校〔2022〕42号）第十一条和第十八条分别提交结项材料。

（2）短期国（境）外访学类型须提交访学期间的所有出入境记录（含护照签证信息、出入境盖章页和移民局查询的出入境记录）。

若结项材料为英语以外的外语，应附中文翻译件并由导师和所在培养单位主管负责人审核签字确认，并加盖公章。在研究生综合服务平台系统申报的项目，可按通知的相关要求在系统中提交材料。

2.填写报销审批表

（1）研究生填写《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件2），表中经手人需访学本人手写签名，验证人处需导师手写签名，报销张数暂不填写、待财务处核查后再填，报销事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学项目/参加国际会议经费报销”，支付信息填写研究生姓名、学号、所在学院和联系电话，其余信息留空由研究生院填写。

（2）如参加国（境）外短期访学项目/境外国际学术会议，研究生需填写《广东外语外贸大学出国（境）费报销单》（附件3）；如参加境内国际学术会议，研究生需填写《广东外语外贸大学市外差旅费报销单》（附件4）。出差人需访学本人手写签名，出差事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学、参加XX国际会议”，金额相关内容建议暂不填写，待财务处审核票据后再填写。

将结项材料和填好的附件2、附件3/附件4交到研究生培养单位，由培养单位完成初审后统一汇总交至研究生院国际项目办审核。此环节无须提交报销的发票等票据。

二、报销流程

1.结项审核完成后，研究生院国际项目办通知培养单位领取报销审批表。

2.研究生严格按照财务部最新要求，参照《研究生出国（境）学习交流报销附件要求（公用经费）》（附件5）及报销粘贴票据视频（附件6）整理票据（需经办人签字的票据可找培养单位相关负责人员审核签字），尽快凭签字的附件2和附件3/附件4、研究生出国（境）访学项目申请表/研究生参加国际学术会议资助申请表和相关票据到财务处报销，最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。