各博士研究生培养单位：
为促进我校与国（境）外高校、科研机构的学术交流与合作，了解学科国际前沿动态，提高研究生培养质量以及研究生教育的国际化水平，根据《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（广外校〔2022〕42号）规定，现就本年度有关申报工作通知如下（详见附件文件）：
一、博士研究生可申请的项目类型
1.短期国（境）外访学项目
2.国际学术会议
（1）境内国际学术会议
（2）境外国际学术会议
二、申报资格和期限
1.适用于已取得我校学籍的全日制在读博士研究生，不适用于已超出基本学习年限的延期生；
2.每个项目类型在校期间只可申请1次资助；
3.国（境）外访学期限4-12个月，回国时间应距离毕业申请学位时间半年以上。
三、经费资助
每个项目资助以学校下发的文件通知为准，摘录部分内容重点提示如下：
（一）国（境）外访学
1.短期访学的研究生，在国外期间每人每月最高资助标准不超过国家留学基金管理委员会当年度制定的最新资助标准；港澳台地区短期访学的研究生，每人每月最高资助标准不超过九千元人民币。超出学校资助部分由研究生自理。线下访学资助经费可用于报销国际旅费（一次往返最捷径的经济舱或火车硬卧、高铁二等座，不含国内交通费）、签证费、住宿费（含水电费）、学费、注册费、板凳费、电话费（含网络邮寄费）、交通费、书籍资料费和医疗保险费。线上访学经费仅可用于报销学费。
2.根据学校相关财务管理规定,在不超出上述标准的情况下，研究生资助经费必须凭访学期间国（境）外各类相关票据由工作人员到财务处报销，最终资助金额以财务实际审核通过的票据金额为准。若票据金额达到或超出国家留学基金管理委员会资助标准，则按国家留学基金管理委员会资助标准进行资助；若票据金额低于国家留学基金管理委员会资助标准，则按票据金额实报实销。
3.研究生在访学期间参加国际学术会议或进行短期学术考察等的费用自理。
（二）国际学术会议
国际学术会议的费用报销以最终财务审核为准。资助经费在不超过相关标准的情况下据实报销。
1.线下境内国际学术会议
线下境内国际学术会议资助金额不超过4000元，可用于报销会务费、城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
2.线下境外国际学术会议
港澳台地区国际学术会议资助金额不超过5000元，亚洲国家国际学术会议资助金额不超过7000元，亚洲以外国家国际学术会议资助金额不超过9000元，可用于报销会务费、国际旅费和住宿费。
3.线上国际学术会议
线上国际学术会议仅报销会务费，资助金额不超过1000元，凭发票据实报销。
四、管理流程
（一）各博士研究生培养单位按照通知和文件要求定期开展本单位项目申请、研究生资格审核和公示、行前教育、（国）境外期间研究生管理、研究生返校后项目结项审批和经费报销等环节。
（二）申报时间
研究生综合服务平台系统学生申请通道于每个月最后七天开放，申报人应仔细阅读资助办法（附件1），需至少在访学日期开始前一个月，在系统开放时间内完成所有申请流程。
（三）申报方式
申报人登录研究生综合服务平台系统（https://yjsxt.gdufs.edu.cn/gsapp/sys/yjsemaphome/portal/index.do）完成申请流程（详见附件3）。如需进行学分互换，请仔细阅读管理办法（附件2-1），并按照要求提前向相关部门提交材料。申报材料内容不齐备或申请材料中有虚假信息的，将取消申报和资助资格。
（四）各研究生培养单位严格对照申报条件，于每个月10日前完成系统在线审核、拟推荐名单公示5天，并将研究生提交的纸质申请表（一式三份）和系统导出的汇总表签字盖章后，统一提交至研究生院国际项目办审批。访学前未经学校审批通过，不予以资助。
（五）全部审批通过后，各单位按照学校审批时间安排研究生办理保留学籍、出国境审批和备案手续，作好行前教育工作。资助对象应在获批后半年内派出，逾期访学资格将自动取消。
（六）研究生在国（境）外交流期间与本校导师、相关职能部门及院系老师保持联系，定期汇报学习研究和生活情况。
（七）研究生结项时须在研究生综合服务平台系统提交材料（详见附件3），待培养单位及研究生院审核完成后，研究生可按照报销流程指引进行报销，具体实施办法可点击广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学项目（含留基委项目）和参加境内外国际会议报销指引查看。
附件：1.《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（ 广外校〔2022〕42号）
附件：2-1.广东外语外贸大学研究生院关于研究生课程学分认定和成绩转换及免修免考试行管理办法
附件：2-2.广东外语外贸大学申请选修校外研究生课程审批表（访学前）
附件：2-3.广东外语外贸大学校外研究生交流项目学分互认申请表（访学后）
附件：2-4.研究生课程平均学分绩点
附件：3.研究生综合服务平台系统项目申报及结项操作说明
附件：4.广东外语外贸大学研究生赴国（境）外访学协议书
附件：5.研究生国（境）外访学安全承诺书
附件：6.研究生国（境）外参会安全承诺书
附件：7.广东外语外贸大学研究生国际交流项目定向单位意见表
附件：8.关于印发《广东外语外贸大学差旅费管理办法》的通知（广外校〔2020〕1号）
研究生院
2024年9月14日
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