一、根据《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（附件1-1）和《广东外语外贸大学高水平大学建设学生国（境）外访学项目管理办法》（附件1-2）开展国（境）外访学和国际会议报销，报销指引如下：
（一）完成结项
（1）研究生短期国（境）外访学结项材料
项目结束回国后1个月内，须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) ：
1. 对方机构学术负责人对个人学习或研究结果的书面评价（需签名）；
2. 双方导师签署意见的个人学习总结；
3. 国外访学期间的学习照片3-5张(可双面贴在空白A4纸上) ；
4. 校内举办学术报告，介绍出国访学期间的研究工作进展和成果，由培养单位出具加盖公章的学术报告证明(背面附报告现场的照片) ；
5. 短期访学当年以第一作者或第二作者(第一作者为导师)发表的1篇学术论文；
6. 访学期间的成绩单（成绩合格）；
7. 访学期间所有出入境信息（含证件首页、签证页、出入境盖章页）。
（2）研究生参加国（境）外国际学术会议结项材料
研究生须在会议结束后2天内返校。返校后1周内，须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :
1. 参加国际学术会议的总结报告，须经导师签名和培养单位盖章；
2. 会议录用论文全文(包括中英文摘要)，须经导师签名和培养单位盖章；
3. 参会照片和论文宣读照片2-3张。
（3）研究生高水平大学建设项目结项材料
项目结束回国后1个月内，须向所在培养单位报送如下材料：
1. 参加高水平大学建设项目的个人学习总结(须经导师签名和培养单位盖章)；
2. 广外成绩单、出国（境）期间的成绩单。
若结项材料为英语以外的外语，应附中文翻译件并由导师和所在培养单位主管负责人审核签字确认，并加盖公章。在研究生综合服务平台系统申报的项目，可根据该项目通知的相关要求在系统中完成结项。
（二）报销流程
1. 研究生填写《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件2），表中经手人需访学本人手写签名，验证人处需导师手写签名，报销张数暂不填写、待财务处核查后再填，报销事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学项目/参加国际会议经费报销”，支付信息填写负责人姓名、学号、所在学院和联系电话，其余信息留空由研究生院填写。
2. 如参加国（境）外短期访学项目/国际会议，研究生需填写《广东外语外贸大学出国（境）费报销单》（附件3）；如参加境内国际会议，研究生需填写《广东外语外贸大学市外差旅费报销单》（附件4）。出差人需访学本人手写签名，出差事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学、参加XX国际会议”，金额相关内容建议暂不填写、待财务处审核票据后再填写。如有遗失登机牌等特殊情况、请在报销情况说明书写清楚具体情况，在说明人签字处签名。
3. 将结项材料和填好的附件2、附件3/附件4交到研究生培养单位，由培养单位完成初审，统一汇总交至研究生院国际项目办审核。此环节无须提交报销的会务费、住宿费发票、火车票/机票等票据。
4. 审核完成后，研究生院国际项目办通知培养单位领取审批表。
5. 研究生严格按照《报销票据清单和说明》（附件5）及报销粘贴票据视频（附件6）整理票据（需经办人签字的票据可找培养单位相关负责人员审核签字），尽快凭签字的附件2和附件3/附件4、研究生出国（境）访学项目申请表/研究生参加国际学术会议资助申请表和相关票据到财务处报销，最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。
二、申请留基委项目资助（含学校）报销指引
获学校资助经费派出的学生，原则上只可分两次报销，在项目开展期间可报销学校项目资助额度上限的三分之二，各项目完成既定目标后，报销剩余三分之一，须向所在牵头单位报送如下整理好的材料，牵头单位完成初审后，统一汇总交至研究生院国际项目办审核 :
1. 留基委录取信和对方学校邀请函；
2. 最新护照信息（护照首页、签证页、出入境盖章页）；
3. 申请报销的个人流水和对方学校收据；
4. 结项报销时须提供已完成项目规定的学业证明（含学位证、最新成绩单等双方学校出具的官方盖章文件）；
5.《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件2），经手人需访学学生本人手写签名，验证人处需导师或学院工作秘书手写签名，报销张数暂不填写、待财务处核查后再填，支付信息填写本人姓名、学号、所在学院和联系电话，其余信息留空由研究生院填写。
6.《广东外语外贸大学出国（境）费报销单》（附件3），出差人需访学本人手写签名，金额相关内容建议暂不填写、待财务处审核票据后再填写。
审核完成后，研究生院国际项目办通知牵头单位领取审批表。研究生严格按照《报销票据清单和说明》（附件5）及报销粘贴票据视频（附件6）整理票据，尽快凭签字的附件2、附件3和相关票据到财务处报销，最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。
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