各研究生培养单位：
为加强研究生学籍管理，现根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》（广外校〔2017〕37号）的要求，对超过最长学习年限的研究生进行学籍清理。学籍清理是一项长期性的工作，各研究生培养单位应根据学籍管理规定，制定规范性操作流程，每学年定期开展。现将有关事项通知如下：
一、规范学籍管理
规范管理各类学籍异动和新学期学籍注册工作。严格审查各类学籍异动网上和纸质申请材料，对不符合办理相关学籍异动的要准确做出判断，同时报研究生院审批备案。
建立预警机制。根据学籍异动的类型和时间，提前通知学生进行延期、复学等相应手续的办理，以免错过规定办理时间。对即将超出最长学习年限的研究生务必提前一年向学生本人和导师等相关人员发出通知，明确最长学习年限和毕业时间，做好预警工作。
研究生手册、研究生院网站以及研究生管理信息系统均有相关管理文件、申请表格和学籍异动信息供查看和下载。
二、学籍清理范围
二年学制硕士研究生最长学习年限为4年，三年学制硕士研究生最长学习年限为5年；全日制博士研究生最长学习年限为6年，在职博士研究生最长学习年限为7年。此次清理范围：2012级以前（含2012级）未毕业的全日制博士研究生，2011级以前(含2011级)未毕业的在职博士生；2013级以前（含2013级，三年学制）、2014级以前（含2014级，二年学制）未毕业的硕士研究生。
三、学籍清理程序
请各培养单位认真核查本单位研究生的学籍情况，联系并要求研究生本人填写《广东外语外贸大学(即将)超出最长学习年限研究生学籍清理登记表》，确认其相关信息及造成学习年限超期或即将超期的原因，并根据相关管理规定对本单位已超过最长学习年限的研究生提出处理意见并报送研究生院。
本次学籍清理本着实事求是的原则，清查出的即将超出最长学习年限的研究生，必须在2018年6月30日前完成学位申请的全部工作，超过期限的将严格按照《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》处理。
四、报送时间
请相关培养单位于2017年11月28日前将《广东外语外贸大学(即将)超出最长学习年限研究生学籍清理登记表》（附件1）《广东外语外贸大学(即将)超过最长学习年限研究生学籍清理汇总表》（附件2）的纸质版材料签字盖章及电子版材料交到研究生院培养科。
研究生院
2017年11月1日
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