各研究生培养单位：
为加强研究生学籍管理，现根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》的要求，对即将超出最长学习年限的研究生进行学籍清理。学籍清理是一项长期性的工作，各研究生培养单位应根据学籍管理规定，制定规范性操作流程，每学年定期开展。现将有关事项通知如下：
一、规范学籍管理
规范管理各类学籍异动和新学期学籍注册工作。严格审查各类学籍异动网上和纸质申请材料，对不符合办理相关学籍异动的要准确做出判断，同时报研究生院审批备案。
建立预警机制。根据学籍异动的类型和时间，提前通知研究生进行延期、复学、退学等相应手续的办理，以免错过规定办理时间。对即将超出最长学习年限的务必提前一年向研究生本人和导师等相关人员发出通知，明确最长学习年限和毕业时间，做好预警工作。
研究生手册、研究生院网站以及研究生管理信息系统均有相关管理文件、申请表格和学籍异动信息供查看和下载。
二、学籍清理对象
(一)硕士生
学校规定两年学制硕士研究生最长学习年限为4年，三年学制硕士研究生最长学习年限为5年，此次清理对象为2014级（三年学制）和2015级（两年学制）即将超期的硕士研究生。
(二)博士生
学校规定非定向博士研究生最长学习年限为6年，定向博士研究生最长学习年限为7年，此次清理对象为即将超期的2013级非定向博士生和2012级定向博士生。
三、工作程序
请各培养单位认真核查本单位研究生的学籍情况，联系并要求研究生本人填写研究生学籍清理登记表和承诺书，确认其相关信息及即将超期的原因，并根据相关管理规定对本单位即将超出最长学习年限的研究生提出处理意见并报送研究生院。
学籍清理本着实事求是的原则，清查出的即将超出最长学习年限的研究生，必须在2019年6月底前完成学位申请的全部工作，符合结业申请的可按照学籍管理规定申请结业。超过最长学习年限则严格按照《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》处理。
四、报送时间
请相关培养单位于2018年11月30日前将《广东外语外贸大学即将超出最长学习年限研究生学籍清理登记表》（附件1）、《承诺书》（附件2）和《广东外语外贸大学即将超过最长学习年限研究生学籍清理汇总表》（附件3）签字盖章纸质版和电子版材料交研究生院培养科。
研究生院
2018年11月5日
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