各研究生培养单位：
为促进我校与国（境）外高校、科研机构的学术交流与合作，了解学科国际前沿动态，提高研究生培养质量以及研究生教育的国际化水平，根据《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（广外校〔2022〕42号）规定，现就本年度有关申报工作通知如下（详见附件文件）：
一、研究生可申请的项目类型
1.短期国（境）外访学项目
2.国际学术会议
（1）境内国际学术会议
（2）境外国际学术会议
二、申报资格和期限
1.适用于已取得我校学籍的全日制在读在校博士、硕士研究生，不适用于已超出基本学习年限的延期生；
2.每个项目类型在校期间只可申请1次资助；
3.国（境）外访学期限4-12个月，其中硕士不超过6个月，博士不超过12个月。回国时间应距离毕业申请学位时间半年以上。
三、经费资助
每个项目资助以学校下发的文件通知为准，摘录部分内容重点提示如下：
（一）国（境）外访学
1.短期访学的研究生，在国外期间每人每月最高资助标准不超过国家留学基金管理委员会当年度制定的最新资助标准；港澳台地区短期访学的研究生，每人每月最高资助标准不超过九千元人民币。超出学校资助部分由研究生自理。线下访学资助经费可用于报销国际旅费（一次往返最捷径的经济舱或火车硬卧、高铁二等座，不含国内交通费）、签证费、住宿费（含水电费）、学费、注册费、板凳费、电话费（含网络邮寄费）、交通费、书籍资料费和医疗保险费。线上访学经费仅可用于报销学费。
2.根据学校相关财务管理规定,在不超出上述标准的情况下，研究生资助经费必须凭访学期间国（境）外各类相关票据由工作人员到财务处报销，最终资助金额以财务实际审核通过的票据金额为准。若票据金额达到或超出国家留学基金管理委员会资助标准，则按国家留学基金管理委员会资助标准进行资助；若票据金额低于国家留学基金管理委员会资助标准，则按票据金额实报实销。
3.研究生在访学期间参加国际学术会议或进行短期学术考察等的费用自理。
（二）国际学术会议
国际学术会议的费用报销以最终财务审核为准。资助经费在不超过相关标准的情况下据实报销。
1.线下境内国际学术会议
线下境内国际学术会议资助金额不超过4000元，可用于报销会务费、城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。
2.线下境外国际学术会议
港澳台地区国际学术会议资助金额不超过5000元，亚洲国家国际学术会议资助金额不超过7000元，亚洲以外国家国际学术会议资助金额不超过9000元，可用于报销会务费、国际旅费和住宿费。
3.线上国际学术会议
线上国际学术会议仅报销会务费，资助金额不超过1000元，凭发票据实报销。
四、管理流程
1.各研究生培养单位按照通知和文件要求定期开展本单位项目申请、研究生资格审核和公示、行前教育、（国）境外期间研究生管理、研究生返校后项目结项审批和经费报销等环节。
2.研究生应仔细阅读资助办法（附件1），提前一个月向所在培养单位提出申请。培养单位初审通过后，应在校园网主页或相关部门主页进行名单公示，公示时间不少于5个工作日。将公示通过的研究生申报材料（申请表中国际交流合作部意见与研究生院意见暂空，各单位提交研究生院后统一填写意见）和填写完整的单位汇总表（附件4/附件7）于每个月最后一周（假期除外）统一提交至研究生院国际项目办审批。如遇特殊情况学院可随时提交材料审批，否则不单独处理。
国（境）外访学申请材料：
（1）研究生短期国（境）外访学申请表（附件3，一式三份）。
（2）国（境）外院校或科研机构邀请函复印件（明确访学形式）。若邀请函为英语以外的外语，应附中文翻译件并由导师和所在培养单位主管负责人审核签字确认，并加盖公章。
（3）国（境）外导师的简历，内容应包含导师姓名、专业、所在院校或科研机构、职务及主要学术成就。
（4）研修计划，内容应包含研究背景、目标、研究准备、研究方法、预期安排、访学结束后续学习计划等，须由双方导师签署意见并签字确认。
（5）研究生国内在读期间最新成绩单。
（6）已取得的科研成果，内容包括已发表学术论文的刊物封面、目录及论文首页复印件，专著封面和版权页复印件，获奖证书及专利复印件等。
（7）符合对方要求的外语水平证明复印件。
（8）费用证明，内容应包含对方是否提供奖学金、资助或工作等情况证明，以及具体资金或薪酬额度（如邀请函中已有相关内容，可不再提供）。
（9）广东外语外贸大学研究生赴国（境）外访学协议书（附件5）。
（10）研究生国（境）外访学安全承诺书（附件8）。
如需进行学分互换，请仔细阅读管理办法（附件2-1），并按照要求提交相关材料。
国际学术会议申请材料：
（1）参加国际会议申请表（附件6，一式三份）。
（2）会议主办方的正式邀请信函或论文的会议录用通知书或会议接受的相关证明（明确拟发表论文被会议方录取及参会发言形式）。
（3）拟发表论文全文或摘要（明确作者排名且须经导师签字）。
（4）会议简介（包括会议背景材料、征文通知等）。
（5）参加境外国际学术会议外语水平证明。
（6）参加境外国际学术会议研究生国（境）外参会安全承诺书（附件9）。
3.全部审批通过后，各单位按照学校审批时间安排研究生办理保留学籍、出国境审批和备案手续，作好行前教育工作。资助对象应在获批后半年内派出，逾期访学资格将自动取消。
4.研究生在国（境）外交流期间与本校导师、相关职能部门及院系老师保持联系，定期汇报学习研究和生活情况。
5.研究生结项时须向培养单位提交以下材料，具体实施办法可点击广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学项目（含留基委项目）和参加境内外国际会议报销指引查看：
国（境）外访学结项材料：
（1）对方机构学术负责人对个人学习或研究结果的书面评价（需签名）。
（2）双方导师签署意见的个人学习总结。
（3）国外访学期间的学习照片3-5张(可双面贴在空白A4纸上) 。
（4）校内举办学术报告，介绍出国访学期间的研究工作进展和成果，由培养单位出具加盖公章的学术报告证明(背面附报告现场的照片)。
（5）短期访学当年以第一作者或第二作者(第一作者为导师)发表的1篇学术论文。
（6）访学期间的成绩单（成绩合格）。
（7）访学期间所有出入境信息（含证件首页、签证页、出入境盖章页）。
国际学术会议结项材料：
（1）参加国际学术会议的总结报告，须经导师签名和培养单位盖章。
（2）会议录用论文全文(包括中英文摘要)，须经导师签名和培养单位盖章。
（3）参会照片和论文宣读照片2-3张。
附件：1.《广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学和参加国际学术会议资助办法》（ 广外校〔2022〕42号）
附件：2-1.广东外语外贸大学研究生院关于研究生课程学分认定和成绩转换及免修免考试行管理办法
附件：2-2.广东外语外贸大学申请选修校外研究生课程审批表（访学前）
附件：2-3.广东外语外贸大学校外研究生交流项目学分互认申请表（访学后）
附件：2-4.研究生课程平均学分绩点
附件：3.广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学项目申请表
附件：4.广东外语外贸大学研究生短期国（境）外访学项目名单汇总表
附件：5.广东外语外贸大学研究生赴国（境）外访学协议书
附件：6.广东外语外贸大学研究生国际学术会议资助申请表
附件：7.广东外语外贸大学研究生国际学术会议资助名单汇总表
附件：8.研究生国（境）外访学安全承诺书
附件：9.研究生国（境）外参会安全承诺书
附件：10.关于印发《广东外语外贸大学差旅费管理办法》的通知（广外校〔2020〕1号）
研究生院
2023年9月19日
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