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通知公告

广东外语外贸大学研究生短期国(境)外访学项目(含留基委项目)和参加境内外国际会议报销指引

来源: 发布时间 : 2024-09-14 点击量:

一、根据《广东外语外贸大学研究生短期国(境)外访学和参加国际学术会议资助办法》(附件1-1)和《广东外语外贸大学高水平大学建设学生国(境)外访学项目管理办法》(附件1-2)开展国(境)外访学和国际会议报销,报销指引如下:

(一)完成结项

(1)研究生短期国(境)外访学结项材料

项目结束回国后1个月内,须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :

1. 对方机构学术负责人对个人学习或研究结果的书面评价(需签名);

2. 双方导师签署意见的个人学习总结;

3. 国外访学期间的学习照片3-5张(可双面贴在空白A4纸上) ;

4. 校内举办学术报告,介绍出国访学期间的研究工作进展和成果,由培养单位出具加盖公章的学术报告证明(背面附报告现场的照片) ;

5. 短期访学当年以第一作者或第二作者(第一作者为导师)发表的1篇学术论文;

6. 访学期间的成绩单(成绩合格);

7. 访学期间所有出入境信息(含证件首页、签证页、出入境盖章页)。

(2)研究生参加国(境)外国际学术会议结项材料

研究生须在会议结束后2天内返校。返校后1周内,须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :

1. 参加国际学术会议的总结报告,须经导师签名和培养单位盖章

2. 会议录用论文全文(包括中英文摘要),须经导师签名和培养单位盖章

3. 参会照片和论文宣读照片2-3张。

(3)研究生高水平大学建设项目结项材料

项目结束回国后1个月内,须向所在培养单位报送如下材料:

1. 参加高水平大学建设项目的个人学习总结(须经导师签名和培养单位盖章);

2. 广外成绩单、出国(境)期间的成绩单。

若结项材料为英语以外的外语,应附中文翻译件并由导师和所在培养单位主管负责人审核签字确认,并加盖公章。在研究生综合服务平台系统申报的项目,可根据该项目通知的相关要求在系统中完成结项。

(二)报销流程

1. 研究生填写《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》(附件2),表中经手人需访学本人手写签名,验证人处需导师手写签名,报销张数暂不填写、待财务处核查后再填,报销事由写“XXX赴XX(国家/地区)访学项目/参加国际会议经费报销”,支付信息填写负责人姓名、学号、所在学院和联系电话,其余信息留空由研究生院填写。

2. 如参加国(境)外短期访学项目/国际会议,研究生需填写《广东外语外贸大学出国(境)费报销单》(附件3);如参加境内国际会议,研究生需填写《广东外语外贸大学市外差旅费报销单》(附件4)。出差人需访学本人手写签名,出差事由写“XXX赴XX(国家/地区)访学、参加XX国际会议”,金额相关内容建议暂不填写、待财务处审核票据后再填写。如有遗失登机牌等特殊情况、请在报销情况说明书写清楚具体情况,在说明人签字处签名。

3. 将结项材料填好的附件2、附件3/附件4交到研究生培养单位,由培养单位完成初审,统一汇总交至研究生院国际项目办审核。此环节无须提交报销的会务费、住宿费发票、火车票/机票等票据

4. 审核完成后,研究生院国际项目办通知培养单位领取审批表。

5. 研究生严格按照《报销票据清单和说明》(附件5)及报销粘贴票据视频(附件6)整理票据(需经办人签字的票据可找培养单位相关负责人员审核签字),尽快凭签字的附件2和附件3/附件4、研究生出国(境)访学项目申请表/研究生参加国际学术会议资助申请表和相关票据到财务处报销,最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。

二、申请留基委项目资助(含学校)报销指引

获学校资助经费派出的学生,原则上只可分两次报销,在项目开展期间可报销学校项目资助额度上限的二分之一,各项目完成既定目标后,报销剩余二分之一,须向所在牵头单位报送如下整理好的材料,牵头单位完成初审后,统一汇总交至研究生院国际项目办审核 :

1. 留基委录取信和对方学校邀请函;

2. 最新护照信息(护照首页、签证页、出入境盖章页);

3. 申请报销的个人流水和对方学校收据;

4. 结项报销时须提供已完成项目规定的学业证明(含学位证、最新成绩单等双方学校出具的官方盖章文件);

5.《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》(附件2),经手人需访学学生本人手写签名,验证人处需导师或学院工作秘书手写签名,报销张数暂不填写、待财务处核查后再填,支付信息填写本人姓名、学号、所在学院和联系电话,其余信息留空由研究生院填写。

6.《广东外语外贸大学出国(境)费报销单》(附件3),出差人需访学本人手写签名,金额相关内容建议暂不填写、待财务处审核票据后再填写。

审核完成后,研究生院国际项目办通知牵头单位领取审批表。研究生严格按照《报销票据清单和说明》(附件5)及报销粘贴票据视频(附件6)整理票据,尽快凭签字的附件2、附件3和相关票据到财务处报销,最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。

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