根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》和《广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则》的要求，现就研究生新生填写学籍表的要求以及各培养单位整理、归档学籍表和成绩单的相关注意事项作如下说明：
《广东外语外贸大学研究生学籍表》（一式五份）上所列项目均需填写，表中列举的项目，若本人没有，应在相应栏内填写“无”；请用签字笔或者黑色碳素钢笔书写；填写的内容要真实无误，字迹需清晰工整；请使用小一寸免冠彩色照片；请各研究生班长将本班同学的学籍表收集后于9月19号之前统一提交到各培养单位。
1.学籍表以班级为单位组成册，册内按班级——专业——学号依次排序。
2.学籍表一式五份，其中的四份于9月27日前分别送至研究生处培养科（103或204室）一份、研究生处学工办（101室）一份、保卫处及学院自存一份。另外一份待学生毕业后与成绩单装订成册，于次学年的寒假前移交至学校档案室（行政办公楼219室）归档。归档整理要求如下：
（1）同届、同专业、同一个人的学籍表和成绩单装订在同一册内。
（2）学籍表反面的成绩栏无需手工填写，待研究生毕业时各培养单位通过研究生信息管理系统打印成绩单（统一用A4纸打印）。成绩单上必须加盖学院和研究生处的公章（公章一定要清晰工整）；学生的成绩变动情况必须一并归档，如补考、缓考等信息。
（3）打印、盖章完毕后，将成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面，与学籍表一同打孔装订成册（装订夹可到校文具仓领取），也可用棉线按三孔一线打孔装订，请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。
（4）册内的每张有效页（含正反面，封面及无字的空白页除外）均需在其右下角的空白处标注页码，每册都从1开始，一册一个流水号。
（5）学籍表册封面的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整，并注明“本册共××页”，经办人要签名并加盖学院公章。装订成册后不应随意增减，如有增减，必须修改相应页码和页数。
（6）学籍表册的封二粘贴本册所有学生的相关信息。内容及举例如下：
（页次是指该生学籍表在本册内的页码，如“张三”的学籍表在本册的第10页，“页次”栏请填写“10”）
（7）移交归档时必须办理移交手续，填写《档案移交目录》一式两份（党办校办网页下载），由本学院分管档案工作的院领导及经办人签名，并加盖公章。
（8）移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新，请及时联系学校档案室以确保存档内容的真实、完整和可靠性。
校办档案室联系人：赵莉，电话：36207005，地址：行政办公楼219室。
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