根据《广东外语外贸大学档案管理办法》和《广东外语外贸大学学籍档案管理实施细则》的要求，已毕业研究生的学籍表和成绩单每年必须由各培养单位整理并移交归档，现就相关要求说明如下：
每届研究生毕业后，其学籍表和成绩单需装订成册，于寒假前归档至校办综合档案室。自2013年开始，由各培养单位整理好后直接送交到档案室（北校区行政楼219室），不再由研究生处统一收集后移交。
1.每位研究生的学籍表和成绩单各一份，以班级为单位组成册，同届、同专业、同一个人的学籍表和成绩单必须装订在同一册内，册内按班级、专业、学号依次排序。仅有学籍表或仅有成绩单的，也必须放入册内。延期毕业的，在其实际毕业的年度整理归档。
2.学籍表反面的成绩栏无需手工填写，待研究生毕业时各培养单位通过研究生信息管理系统打印成绩单（统一用A4纸打印）。成绩单上必须加盖学院和研究生处的公章（公章一定要清晰工整）；学生的成绩变动情况必须一并归档，如补考、缓考等信息。
3.打印、盖章完毕后，将成绩单插入其对应的每位学生学籍表反面，与学籍表一同打孔装订成册（装订夹可到校文具仓领取），也可用棉线按三孔一线打孔装订，请勿自行用订书机装订或胶水粘贴。
4.册内的每张有效页（含正反面，学籍表封面及无字的空白页除外）均需在其正面右下角、反面左下角的空白处标注页码，每册都从1开始，一册一个流水号。
5.每册封面的学院、专业、年级、毕业时间等相关信息均需填写完整，并注明“本册共××页”，经办人要签名并加盖学院公章。装订成册后不应随意增减，如有增减，必须修改相应页码和页数。
6.每册封面的反面粘贴本册所有学生的相关信息。内容举例如下：
（页次是指该生学籍表在本册内的页码，如“张三”的学籍表在本册的第10页，“页次”栏请填写“10”）
7.移交归档时必须办理移交手续，填写《档案移交目录》一式两份（党办校办网页下载），由本学院分管档案工作的院领导及经办人签名，并加盖公章。
8.移交归档后的学籍表和成绩单如有修改或更新，请及时联系档案室以确保存档内容的真实、完整和可靠性。
研究生处培养科联系人： 植仲培，电话：36317190
校办档案室联系人：葛文洁，电话：36207005，地址：北校区行政办公楼219室。
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