各研究生培养单位和研究生：
为方便广大师生、提高办事效率，研究生院学籍异动业务通过线上办事大厅办理，现就2024-2025学年第二学期相关工作通知如下：
一、研究生学籍异动类型
保留入学资格、恢复入学资格、保留学籍、恢复学籍、休学、复学、延长学习年限、退学等。
二、办理时间
1.研究生申请
本学期第十七周和下学期第一周接受研究生学籍异动线上申请，原则上其他时间不予受理。
2.各培养单位和相关职能部门审批
本学期第十八、十九周和下学期第二、三周各培养单位和相关职能部门完成线上审批。
3.学籍异动申请材料备案
下学期第三周各培养单位将线上审批通过，研究生本人签名和所在培养单位签章的纸质审批材料提交研究生院，研究生、培养单位和研究生院各留存一份。
三、办理流程
1.研究生操作流程：学校主页（若校外登录：网络服务→VPN）→智慧广外→线上办事大厅→研究生院→申请相应的学籍异动业务。
2.申请学籍异动须在“申请理由”一栏填写清楚具体事由。如申请退学，请另在附件处上传退学申请书，需本人和亲属亲笔签名（亲属顺序为：1.家长；2.配偶）。
3.学籍异动审批环节若涉及财务审核，请各博士和学硕培养单位的审批人员指定财务部钟小芳老师进行审核，专硕培养单位指定本单位相应人员进行审核。
4.全部线上流程审批完成后，申请研究生打印申请表格（一式三份），研究生在“申请人确认”处手写签名后交所在培养单位，培养单位审核无误后在“培养单位审核”处由分管研究生工作负责人签字并加盖单位公章后提交研究生院培养科。
5.研究生院审批后留存一份，培养单位和研究生本人各存一份。
四、注意事项
1.各培养单位要根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》相关要求开展学籍异动办理工作，严格审核研究生是否符合申请条件，认真做好研究生学籍异动办理。
2.各方应在学籍异动业务规定的时间范围内完成办理工作。如遇特殊情况可依据相关管理规定特殊办理。
3.成功办理休学和保留学籍等业务的，须及时向开课学院提交相应学期的课程退选申请（包含退选的课程名称、上课学期、课程代码和任课老师），以免影响该学期成绩管理和复学后的选课工作。开课学院审批同意后，及时告知任课教师并由教学秘书在研究生教育系统完成退课操作。
研究生院
2024年12月12日
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