为做好我校2009届毕业研究生离校工作，特将有关事宜通知如下：
第一部分：学籍与学位信息采集
----一学籍和学位数据采集有关工作
1、根据教育部相关文件精神，所有毕业研究生（06级博士研究生和07级硕士研究生及往届延期未照相的学生）必须进行学历证书图像采集，毕业研究生要在规定时间内完成图像采集，截止时间为毕业年4月30日前。
2、请e业生在5月20日前登陆中国高等教育学生信息网(http://www.chsi.com.cn)“学历电子注册图像核对系统”平台进行核对。学生可通过“姓名+身份证号”或“学号+身份证号”方式查询自己的图像信息。
如信息有误，须网上点击“信息有误”，并在网上提出修改意见，修改后点击“提交核对结论”；同时填写勘误表（见附表）发送到21498780@qq.com邮箱，邮件主题填写：XX专业XX年级XX（姓名）数据勘误。对于姓名或身份证号码（不包括身份证从第一代升级为第二代）有误的，请将身份证的两面扫描成Word文档（命名：XX（姓名）身份证），连同邮件一起发送到21498780@qq.com邮箱。
如信息无误，须网上点击“信息无误”。到目前为止，我校仍有296名学生没有上网进行核对。若毕业生没有核对，学历电子照片信息将以教育部网上信息为准。
3、毕业研究生在5月20日前登录“广东外语外贸大学研究生管理信息系统（以下简称管理系统；登录用户名是：学号，密码是：身份证号码的后六位，管理系统估计5月5日e通）”进行电子注册的数据、学位数据的采集和成绩数据的审核，对于有误的信息通过网上提交到相应部门审核。
4、研究生处负责全校数据的审核、汇总，对有误的信息两周内（5月30日前）进行更正和反馈，学生及时上网检查。
二延期手续
1、未能按期毕业的延期毕业生（包括往届延期仍需延期的研究生）登录管理系统并提出延期申请同时填写《广东外语外贸大学延长学习年限申请表》。延期毕业生必须填写申请表，否则视为放弃学籍。
2、在2009年6月6日前到财务处交纳延期费，并将《广东外语外贸大学延长学习年限申请表》的申请交到培养单位审核。培养单位汇总后报送研究生处，研究生处培养办审核后1周内审核后反馈给学院。
3、学生到培养单位领取《广东外语外贸大学延长学习年限申请表》的复印件并在规定的申请时间内继续完成学业（费用自理）。延期研究生每学期开学必须到所在学院进行注册，无故2周未注册者视为放弃学籍，按自动退学处理。
----三学院审核并在规定时间内将相关材料报送研究生处
1、学籍部分
----①、2009年6月10日前报送本学院《毕业研究生情况汇总表》和《毕业研究生情况明细表》到研究生处培养办(电子版通过校内邮箱发送到植仲培处)。
②、2009年6月10日前报送延期毕业生填写的《广东外语外贸大学延长学习年限申请表》和《广东外语外贸大学延长学习年限申请表汇总表》到研究生处培养办(电子版通过校内邮箱发送到植仲培处)。
2、学位部分
①、2009年5月20日前报送《2009年拟授予硕博士学位人员基本情况表》到研究生处学位办(电子版通过校内邮箱发送到张清达处)。
②、2009年6月18日前收齐《学位申请书》、《答辩表决票》和《论文评阅意见书》等材料，上交研究生处学位办。各学位评定分委员会秘书将学位评定分委员会会议纪要上交研究生处学位办。
③、2009年6月20日前收齐研究生学位论文（博士3本/人，硕士2本/人），并认真检查格式，填写《研究生学位论文格式检查汇总表》(电子版通过校内邮箱发送到张清达处)，将论文和汇总表交至研究生处一楼会议室。
第二部分：2009届研究生离校前有关工作备忘
一优秀研究生评选
各研究生培养单位按照《广东外语外贸大学优秀研究生评选实施办法（试行）》进行2009届优秀研究生评选，于6月12日将推选结果、申报材料及证明材料纸质版报送研究生工作部学工办（《广东外语外贸大学优秀研究生审批表》在研究生部处网页上下载）。
二《毕业研究生登记表》归档
各研究生培养单位组织毕业研究生填写《毕业研究生登记表》(含博士生、硕士生)，填写时请参考附件1，收齐《登记表》后，连同附件2并加盖公章，于6月12日交研究生工作部学工办归档。
三毕业研究生签订国家助学贷款还款协议
6月25日（周四）下午3：00在北校区研究生处一楼会议室签订国家助学贷款还款确认协议。需提前还款的毕业研究生需在6月18日前到北校区研究生处101室办理提前还款手续，并在6月25日前提交国家开发银行助学贷款还款证明。
四毕业典礼
6月30日（周二）上午8：00入场完毕。（南校区研究生穿好学位服7：00从南校区1栋出发。学位服租借事宜另行通知，劳动服务公司电话36206660）
在北校区云山会堂举行2009届研究生毕业典礼及学位授予仪式。授予仪式结束后在云山会堂前毕业研究生与学校、学院领导和导师合影。
6月29日9：00-12：00、13：00-17：00交照相费。全体毕业生合影照相费按30元/人收取，并登记造册（以备学生领取照片时逐一登记）。学院（中心）收齐照相费后，交研究生处一楼会议室，由照相馆工作人员收取。6月30日毕业典礼上，照相馆人员将为每位同学拍摄一张和校领导的合影，如需要该照片的同学，可于6月30日另交照相馆人员5元/张，冲晒照片一张。领取毕业研究生集体照片时间7月1日下午2：00，地点研究生处一楼会议室。
五办理离校手续、领取毕业证书
1、集中办理离校手续
6月15日-25日，按照就业指导中心通知登陆学校电子离校系统办理离校手续。
2、领取毕业证书
6月30日下午2：00-5：30
①各研究生培养单位指派专人到研究生处一楼会议室，统一领取其中非定向生和自费生的毕业证、学位证。各研究生培养单位按照电子离校系统要求，毕业研究生在相应业务办理后，到各研究生培养单位进行电子离校单的签字确认，各研究生培养单位才发放毕业证、学位证。
②未还清助学贷款自费生、定向生、委培生和高师班（研修班 ）学生由本人到研究生处一楼会议室领取
▲自费生、定向生和委培生中，学费、住宿费和贷款未还清的（还清的需提交相关还款证明），毕业证和学位证由学校代为保管。
▲定向生和委培生中，单位允许本人领取毕业证书者，持单位证明（单位人事部门出具的可将毕业证、学位证交给本人的证明）领取。
▲定向生和委培生中，必须将毕业证、学位证邮回单位的研究生，填好邮寄方式后领取毕业证书封皮。
▲高师班(研修班)领取学位证时,登记学籍档案邮寄地址。
六7月中旬前，整理2009届研究生档案，由学工办移交就业指导中心统一寄送。
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