各研究生培养单位：
根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）和《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》（广外校〔2017〕37号）相关要求，为进一步规范研究生学籍管理，学校将开展超过最长学习年限研究生（以下简称“超限研究生”）的学籍清理工作。现将相关事项通知如下：
一、学籍清理要求
各研究生培养单位要高度重视超过最长学习年限研究生学籍清理工作，成立以单位主要负责人为组长、分管研究生工作负责人为副组长的核查小组（含导师、学籍管理工作人员等），严格把关，准确核查，并将核查结果按时、按要求报送研究生院。
二、学籍清理范围
1.超限研究生是指在校时间超出学校规定的最长学习年限（含休学和保留学籍），仍未达到毕业要求的研究生。2年学制硕士研究生最长学习年限为4年（含休学和保留学籍），3年学制硕士研究生最长学习年限为5年（含休学和保留学籍）；非定向博士研究生最长学习年限为6年（含休学和保留学籍），定向博士研究生最长学习年限为7年（含休学和保留学籍）。
2.本次学籍清理工作所涉及的超限研究生具体范围包括：2020年及之前入学的2年学制硕士研究生；2019年及之前入学的3年学制硕士研究生；2018年及之前入学的非定向博士生；2017年及之前入学的定向博士生。
3.超限研究生具体名单由研究生院分发至各研究生培养单位。
三、学籍清理办法
超限研究生根据其自身情况，可按下述学业出口之一终止学籍，并办理离校手续。
1.结业。根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》（广外校〔2017〕37号）第二十五条，“研究生在规定的学习年限内，延长学习年限后仍不能完成论文或答辩未能通过者，不再延长，可以申请结业。”研究生通过论文开题并修满培养方案规定的全部学分，可申请结业。申请结业的研究生，填写《广东外语外贸大学研究生结业申请表》（附件1-1）办理。未主动申请结业的研究生，由学校核查符合结业条件的，作结业处理。
2.肄业。根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》（广外校〔2017〕37号）第二十四条，“学满1学年以上且课程考试成绩合格退学的研究生，可以申请肄业。”申请肄业的研究生，填写《广东外语外贸大学研究生肄业申请表》（附件1-2）办理。未主动申请肄业的研究生，由学校核查符合肄业条件的，作肄业处理。
3.退学。自愿申请退学的研究生，填写《广东外语外贸大学研究生退学申请表》（附件1-3）或登录广东外语外贸大学智慧广外线上办事大厅申请办理（学校主页（若校外登录：网络服务→VPN）→智慧广外→线上办事大厅→研究生院→研究生休学复学退学及其他学籍异动申请）。不符合结业或肄业条件且未主动申请退学的研究生，学校根据《广东外语外贸大学研究生学籍管理规定》（广外校〔2017〕37号）第二十条，作退学处理。
四、学籍清理程序
1.信息梳理核对。各相关研究生培养单位参考学信网导出的超限研究生数据（附件2），全面核对、精准上报本单位全部已超限研究生名单及相关信息，含研究生手机、微信、电子邮件、通讯地址等信息。经本单位党政联席会审议通过后，将超限研究生核实结果汇总表（附件3），连同会议纪要的纸质版和电子版于2024年9月20日前提交至研究生院培养科。
2.处理意见告知。各相关研究生培养单位通知超限研究生于2024年10月11日前办理结业、肄业或退学手续。对于未主动办理结业、肄业或退学手续的超限研究生，各研究生培养单位向超限研究生本人送达《超过最长学习年限告知书》（附件4），告知拟处理意见、依据和申诉渠道。对于无法联系的超限研究生，由研究生培养单位以网站公告方式告知，公告期为10个工作日，公告期满即自动视为送达。各相关研究生培养单位填写告知书送达记录表，务必做好联系过程中全部沟通联络的记录及留存工作。
3.书面申诉申请。超限研究生可在收到告知书（以签收日期为准）或网站公告发布之日起10个工作日内，向相关研究生培养单位提出书面申诉申请，相关研究生培养单位应听取研究生的陈述和申辩。未在规定时限内提出申诉的，将视为同意学校拟处理意见。各相关研究生培养单位于2024年11月7日前将本单位的处理过程和处理结果以书面报告的形式报送至研究生院（处理结果汇总表详见附件5）。
4.完成学籍注销。学校将按照相关程序审批发文，注销学籍。
五、其他注意事项
超限研究生学籍清理工作非常重要，请各研究生培养单位严格按照本通知规定的条件和程序做好相关工作。是否认真、按时完成超限研究生学籍清理工作将作为学校考核培养单位研究生管理工作和分配资源的重要参考。
联系人：梁老师、曾老师
联系电话：36317190（内线2033）
附件：
1-1 广东外语外贸大学研究生结业申请表
1-2 广东外语外贸大学研究生肄业申请表
1-3 广东外语外贸大学研究生退学申请表
2 学信网导出超限研究生数据（分发至各单位）
3 研究生培养单位超限研究生核实结果汇总表
4 超过最长学习年限告知书
5 研究生培养单位超限研究生处理结果汇总表
研究生院
2024年9月5日
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