根据《广东外语外贸大学研究生短期出国（境）访学和参加国际学术会议管理暂行办法》（附件1-1）和《广东外语外贸大学高水平大学建设学生国（境）外访学项目管理办法》（附件1-2）开展国（境）外访学项目，报销指引如下：
一、完成结项
（1）研究生短期出国（境）访学结项材料
项目结束回国后1个月内，须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :
1. 对方机构学术负责人对个人学习或研究结果的书面评价;
2. 双方导师签署意见的个人学习总结;
3. 国外访学期间的学习照片3-5张(可双面贴在空白A4纸上) ;
4. 校内举办学术报告，介绍出国访学期间的研究工作进展和成果，由培养单位出具加盖公章的学术报告证明(背面附报告现场的照片) ;
5. 短期访学当年以第一作者或第二作者(第一作者为导师)发表的1篇学术论文。
（2）研究生参加国际学术会议结项材料
研究生须在会议结束后2天内返校。返校后1周内，须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :
1. 参加国际学术会议的总结报告( 须经导师签名和培养单位盖章)；
2. 会议录用论文全文(包括中英文摘要)；
3. 参会照片和论文宣读照片2-3张。
(3) 研究生高水平大学建设项目结项材料
项目结束回国后1个月内，须向所在培养单位报送如下材料：
1. 参加高水平大学建设项目的个人学习总结( 须经导师签名和培养单位盖章)；
2. 广外成绩单、出国（境）期间的成绩单。
二、报销流程
1. 研究生填写《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》（附件2），表中经手人需访学本人手写签名，验证人处需导师手写签名，报销张数暂不填写、待财务处核查后再填，报销事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学项目/参加国际会议经费报销”，支付信息填写负责人姓名、学号、所在学院和联系电话，其余信息留空由研究生院填写。
2. 如赴国（境）外参加短期访学项目，研究生还需填写《广东外语外贸大学出国（境）费报销单》（附件3），出差人需访学本人手写签名，出差事由写“XXX赴XX（国家/地区）访学”，金额相关内容建议暂不填写、待财务处审核票据后再填写。如有遗失登机牌等特殊情况、请在报销情况说明书写清楚具体情况，在说明人签字处签名。
3. 将结项材料和填好的附件2、附件3交到研究生培养单位，由培养单位统一汇总交至研究生院培养科审核。
4. 审核完成后，研究生院培养科通知培养单位领取审批表和报销单。
5. 研究生严格按照《报销票据清单和说明》（附件4）整理票据（需经办人签字的票据可找培养单位相关负责人员审核签字）、尽快凭签字的附件2和附件3、研究生出国（境）访学项目申请表/研究生参加国际学术会议资助申请表和相关票据到财务处报销，最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。
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