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广东外语外贸大学研究生国(境)外访学项目报销指引

发布时间 : 2020-06-15 点击量:


根据《广东外语外贸大学研究生短期出国(境)访学和参加国际学术会议管理暂行办法》(附件1-1)和《广东外语外贸大学高水平大学建设学生国(境)外访学项目管理办法》(附件1-2)开展国(境)外访学项目,报销指引如下:

一、(1)研究生短期出国(境)访学结项材料

项目结束回国后1个月内,须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :

1.对方机构学术负责人对个人学习或研究结果的书面评价;

2.双方导师签署意见的个人学习总结;

3.国外访学期间的学习照片3-5张(可双面贴在空白A4纸上) ;

4.校内举办学术报告,介绍出国访学期间的研究工作进展和成果,由培养单位出具加盖公章的学术报告证明(背面附报告现场的照片) ;

5.短期访学当年以第一作者或第二作者(第一作者为导师)发表的1篇学术论文。

(2)研究生参加国际学术会议结项材料

研究生须在会议结束后2天内返校。返校后1周内,须向所在培养单位报送如下材料(装订成册) :

1.参加国际学术会议的总结报告( 须经导师签名和培养单位盖章);

2.会议录用论文全文(包括中英文摘要);

3.参会照片和论文宣读照片2-3张。

(3) 研究生高水平大学建设项目结项材料

项目结束回国后1个月内,须向所在培养单位报送如下材料:

1. 参加高水平大学建设项目的个人学习总结( 须经导师签名和培养单位盖章);

2.广外成绩单、出国(境)期间的成绩单。

二、报销流程

1.研究生填写《广东外语外贸大学柜台报销经费审批表》(附件2),表中经手人需访学本人手写签名,验证人处需导师手写签名,报销张数暂不填写、待财务处核查后再填,报销事由写“XXX赴XX(国家/地区)访学项目经费报销”,支付信息填写负责人姓名、学号、所在学院和联系电话,其余信息留空由研究生院填写。

2.研究生填写《广东外语外贸大学出国(境)费报销单》(附件3),出差人需访学本人手写签名,出差事由写“XXX赴XX(国家/地区)访学”,金额相关内容建议暂不填写、待财务处审核票据后再填写。如有遗失登机牌等特殊情况、请在报销情况说明书写清楚具体情况,在说明人签字处签名。

3.将结项材料和填好的附件2、附件3交到研究生培养单位,由培养单位统一汇总交至研究生院培养科审核。

4.审核完成后,研究生院培养科通知培养单位领取审批表和报销单。

5.研究生严格按照《报销票据清单和说明》(附件4)整理票据(需经办人签字的票据可找培养单位相关负责人员审核签字)、尽快凭签字的附件2和附件3、短期访学项目申请表、广东外语外贸大学研究生赴国(境)外访学协议书和相关票据到财务处报销,最终资助金额以财务处实际审核通过的票据金额为准。